На ГлавнуюПишите намКарта сайтаПоиск по сайтуВерсия страницы для печати
Поиск по сайту:
Oracle
Система Алеф
Общие функциональные характеристики Системы Алеф
Технические характеристики Системы Алеф
Система управления ПАРУС
Microsoft Business Solutions-Axapta
Раздел:  Технологии и продукты / Система Алеф / Общие функциональные характеристики Системы Алеф

Учет нескольких хозяйственных образований в единой базе данных в Системе Алеф

В основе ведения учета нескольких учетных подсистем в единой базе данных, в системе Алеф лежит концепция разделов, которая может быть описана следующими позициями:

  1. База данных учетной системы сегментируется с помощью разделов.
  2. Каждый документ, каждый справочник, каждая проводка, каждый счет плана счетов попадает в какой-либо раздел.
  3. Администратор системы для каждого пользователя регистрирует права на использование разделов.
  4. Из доступных пользователю разделов формируются «взгляды», под которыми понимается некоторая совокупность разделов.
  5. В конкретный момент времени пользователь видит лишь ту совокупность объектов предметной области, которая принадлежит разделам актуального «взгляда».

Разделы системы Алеф позволяют гибко сформировать структуру справочников, различные планы счетов, определить наполнение доступных в разделе справочников и видимый объем проводок.

Разделы используются для решения проблем организации независимых учетных подсистем, решения проблем секретности и одновременного учета в нескольких стандартах.

Таким образом, если на предприятии существует возможность обеспечения постоянного доступа к единой базе данных операторов всех подразделений и предприятий группы, то проблема корпоративного учета может быть решена с помощью разделов.

Гибкость и расширяемость Системы Алеф

Система Алеф – это основа для построения финансовых приложений предприятия или корпорации.  Самостоятельно, или с привлечением внешних специалистов наши клиенты по своему усмотрению развивают системы в тех направлениях, которые они считают приоритетными. Для обеспечения совместимости с будущими версиями системы компания Алеф контролирует лишь технологию конструирования, а предметный состав конкретного решения находится под полным контролем предприятия или внедряющей компании.

Система Алеф представляет собой конструктор, предназначенный для построения сложных корпоративных аналитических информационных систем.

С помощью Системы Алеф решаются задачи ведения оперативного,  бухгалтерского и управленческого учета, оперативного планирования и контроля исполнения бюджетов, а также составление различного рода отчетности для всех групп пользователей: бухгалтеров, управляющих, внешних заинтересованных сторон и др.

Для расширения функциональности системы, могут быть использованы следующие возможности Системы Алеф:

  • дизайнер форм и типов документов

Дизайнер форм позволяет разрабатывать новые документы Системы Алеф: создавать экранные, печатные и списочные формы документов, подключать к полям документа справочники, создавать алгоритмы документов и подключать их к соответствующим событиям и т.д. Для создания форм документов можно пользоваться стандартным редактором форм Sybase Power Builder (далее PB), т.к. в Системе Алеф предусмотрена возможность импорта/экспорта форм из PB.
Кроме того, при разработке сложных вычислительных алгоритмов можно создавать свои библиотеки в PB (при этом используется высокоуровневый язык  программирования Power Script и стандартный набор функций Системы Алеф) и подключать их к событиям в документах Системы Алеф.

  • конструктор аналитического хранилища данных

Данный конструктор позволяет построить многомерное аналитическое хранилище данных, путем создания аналитических масок, аналитических регистров, планов счетов и т.п. Конструктор имеет дружественный интуитивно понятный интерфейс. Основная операция при работе с конструктором «drag & drop».

  • конструктор типовых хозяйственных операций

Конструктор типовых операций предназначен для настройки передачи данных из документов в аналитическое хранилище. Конструктор типовых операций имеет трехуровневую организацию: типовые хозяйственные операции – типовые проводки – типовые регистры.
Конструктор позволяет определять механизмы автоматического распределения (пропорционального, по возрастанию/убыванию, по весовым коэффициентам и пр.)
Для визуального проектирования типовых операций существует графический редактор операций.

Все перечисленные выше средства обеспечивают возможность настройки (доработки или модификации) системы силами специалистов клиента.

Для успешного освоения концепции и инструментария Системы Алеф рекомендуется пройти обучение в учебном центре компании «Алеф Консалтинг & Софт». Обычная продолжительность одного цикла обучения составляет 5 дней (40 академических часов). По окончании курсов проводится сертификационный экзамен. Сертификат получают только те слушатели, которые успешно сдали экзамен.

В заключение хочется отметить, что в среднем до 60% объема работ по настройке Системы Алеф в процессе внедрения производится силами сотрудников АСУ предприятий-заказчиков, что говорит о доступности и возможности освоения всех уровней настройки системы.

Одновременный учет в нескольких стандартах в Системе Алеф

Вопрос о формировании отчетности в различных стандартах стоит очень остро для групп компаний, вынужденных предоставлять информацию в международных стандартах. Подобная проблема возникает также при необходимости отражать операции различным образом в фискальном и управленческом учете.

Общим в первом и во втором случае является то, что часть операций должна быть отражена одинаково в одном и другом случае. Другая же часть отражается особым образом в каждом случае.

Система Алеф позволяет вести параллельно несколько учетов. В том числе одним из учетов может быть какой-либо международный учет (IAS, GAAP).

Решение подобной проблемы в Системе Алеф выглядит следующим образом. Для каждого учета вводится свой план счетов (в Системе Алеф можно завести неограниченное количество планов счетов). Каждая хозяйственная операция регистрируется в соответствующем учете или нескольких учетах.

Например, если в системе существует два плана счетов: Бухгалтерский учет и Налоговый учет. Тогда, некоторая часть хозяйственных операций будет регистрироваться в Бухгалтерском учете, другая часть – в Налоговом учете, а некоторые операции будут регистрироваться и в Бухгалтерском и в Налоговом учете.

Заметим, что один и тот же документ может регистрироваться в соответствии с несколькими учетами единовременно, и нет необходимости осуществлять двойной ввод первичных данных.

Концепция безопасности Системы Алеф

Для сложных хозяйственных образований обеспечение конфиденциальности при доступе к учетным данным одна из наиболее сложных задач, возникающая при построении учетной системы.

Система Алеф обладает развитой настройкой регламентации прав пользователей на доступ к информации:

  • Права на доступ к документам

В системе Алеф документ – основной носитель детализированной информации о событии в объекте управления. Каждый документ имеет набор форм для ввода информации и печати,  перечнем типов операций над документом и набором исполняемых алгоритмов. Регламентация прав происходит на каждом из этих уровней.

    • Права на доступ к формам. Один и тот же документ может различным пользователям быть представлен в различном виде. Это определяется правами на доступ к формам. Каждому группе пользователей назначаются разрешенные формы. И из интерфейса просмотра документов пользователь может выбрать лишь одну форму из тех,  которые ему разрешены;
    • Права на доступ к типам операций над документом. Для каждого документа права на доступ к следующим типам операций назначается отдельно: право на создание, чтение своих, чтение любых, редактирование своих, редактирование любых, удаление своих, удаление любых, право на использование обработчика очередей.
    • Права на доступ к операциям. Документ обладает алгоритмами условного и безусловного исполнения. Алгоритмы безусловного выполнения не нуждаются в определении прав и выполняются под управлением событий жизненного цикла документа. Кроме этого,  документ может иметь несколько условных алгоритмов, управляемых пользователями. Для каждого такого алгоритма явно определяются  права на выполнение.
  • Права на доступ к справочникам
  • Права на доступ к учетным регистрам

  • Права на исполнение функций

Кроме регламентации доступа к данным в системе Алеф регламентируются права на доступ к функциям. Пользователи объединяются в группы, и в каждой группе определяется определенный набор прав. Пользователь обладает правами, соответствующими объединению прав групп, в которые он входит.

  • Доступ к папкам документов

Документооборот и доступ к документам в системе Алеф организуется с помощью статических и динамически обновляемых папок. Каждая папка обладает фильтром, который определяет видимость документов. Для каждой группы пользователей необходимо явное указание набора прав на доступ к папкам.

Возможность построения многомерного аналитического пространства в Системе Алеф

Система Алеф позволяет сформировать множество планов счетов, счета каждого из которых будут расположены в физически независимых структурах и могут иметь различную структуру аналитических признаков.

Каждый план счетов представляет собой группу счетов (регистров), предназначенных для решения конкретной задачи. При этом разные планы счетов могут играть разные роли: балансовый и забалансовый план счетов, или бухгалтерский план счетов, план счетов для описания логистических процессов по методике компании Алеф, движение денежных средств и другие. Планы счетов можно группировать в объединенные планы счетов в соответствии с бизнес-логикой решений.

Каждый используемый счет имеет дату открытия, определяющую  время,  после которого возможна регистрация операций с его использованием. Счет может быть также закрыт в любой  момент. После этого регистрация операций с его использованием станет невозможна.

Каждый счет может иметь произвольное количество субсчетов. Для счета или его субсчетов могут быть указана аналитика, которая представляет собой набор аналитических справочников, образующих аналитический куб. Максимальное количество аналитических разрезов (размерностей) куба принято равным 48.

Один и тот же аналитический куб может использоваться на нескольких счетах. Аналитические кубы - важное средство расширения возможностей системы при формировании отчетов. При присоединении к счету (субсчету) аналитического куба, системе дается команда на  пересчет и хранение данных по счетам учета в разрезах, перечисленных в кубе. Разрезы куба являются измерениями OLAP-хранилища.

Для дебетовой и кредитовой части каждой проводки можно определить выполнение процедуры контроля заполнения аналитики (обязательная аналитика), установить аналитику по умолчанию, а также определить возможность учета натуральных показателей (количественный учет).

В Системе Алеф существует набор стандартных параметрических отчетов, позволяющих получать данные, хранящиеся на счетах, в разрезе любых заданных аналитических признаков. Кроме того, предусмотрены API-функции по получению данных в аналитических разрезах для использования в алгоритмах документов.

Возможность формирования проводок на основании введенных в систему первичных документов

Система Алеф, как учетная система, основывается на систематизации, пересчете и группировке данных, вводимых посредством бухгалтерских проводок. Проводки являются теми элементарными звеньями, из которых складывается весь механизм учета. Проводка отражает движение сумм и количеств по счетам плана счетов и другим аналитическим разрезам. Проводка имеет валюту операции, количество, сумму в валюте проводки, сумму в эквиваленте (эквивалентах).

В любой проводке в качестве валюты операции может быть использована любая из валют, зарегистрированных в системе. Система Алеф допускает регистрацию на любом учетном регистре операции в различных валютах.

Кроме суммового измерения операции, в проводке можно применять и натуральные измерители, т.е. количество.

Проводки в системе могут регистрироваться вручную или создаваться автоматически - из документов при проведении документа. Если проводки созданы автоматически из документа, то всегда из журнала проводок можно перейти в документ, породивший эти проводки.

В Системе Алеф документ – это основной инструмент работы пользователя, обеспечивающий удобный механизм ввода данных, который фактически является набором полей, форм для их представления и алгоритмов, обеспечивающих выполнение бизнес процедур, связанных с данным документом.

Документ является хранилищем всей доступной информации о хозяйственной операции. В то же время, факт свершения или прохождение определенного этапа хозяйственной операции отражается на учетных регистрах путем проведения документа.

Возможность обмена данными системы с офисными приложениями (MS Excel, MS Word)

Глубокая интеграция Системы Алеф с продуктами семейства Microsoft Office позволяет:

  • Из офисных приложений получать данные Системы Алеф через OLE-интерфейс или используя специальный COM-объект «AlefConnection»;
  • Выгружать данные из Системы Алеф в шаблоны, созданные в MS Word, MS Excel;
  • Сохранять тексты и изображения документов в базе данных Системы Алеф и т.д.
  • Использование генератора хранимых запросов позволяет создавать кубы в Microsoft Analysis Services с последующим использованием технологии Pivot Table в различных OLAP-клиентах (например, MS Excel 2000).
[ Вернуться в раздел "Система Алеф" ]